Hace veinticinco años, cuando querías consultar algo con tu compañero, simplemente te acercabas a su despacho o a su mesa.

Hoy, la tecnología moderna ha facilitado la comunicación de tal forma que los empleados ya no tienen que dejar su puesto de trabajo, sino que pueden comunicarse a través de diversas herramientas tecnológicas, incluida la mensajería instantánea o MI. Analicemos cómo estas herramientas están cambiando la forma en que las empresas se comunican.

Estudios recientes han demostrado que las personas menores de 35 años prefieren la mensajería instantánea al correo electrónico. El concepto de mensajería instantánea no es nuevo ni mucho menos. De hecho, es una función con la que la mayoría de las personas se familiarizaron durante su primera incursión en el espacio digital (piensa en AOL). En cambio, lo que sí es una idea bastante nueva, es la introducción de la MI en el panorama de las comunicaciones empresariales. Dicho de otra forma, la “mensajería instantánea para empresas”.

Una plataforma desafiante

Uno de los motivos por los que la MI nunca encontró su lugar en el ámbito empresarial es por su falta de seguridad y trazabilidad. Durante muchos años, el sector corporativo estadounidense trató de dar al traste con el contacto continuo que suponía la MI. Simplemente, no era un medio de comunicación fiable.

Lamentablemente para muchas empresas, los empleados no estuvieron dispuestos a renunciar a una comunicación más ágil. Por este motivo, muchas organizaciones descubrieron que sus empleados se estaban descargando sus propias aplicaciones de MI (en su mayoría desarrolladas para uso personal).

Aunque en la actualidad es ya una herramienta de comunicación habitual, las empresas siguen buscando formas de aprovechar la mensajería instantánea en sectores empresariales muy distintos. A fin de mejorar las comunicaciones globales, tanto internas como externas, las organizaciones han estudiado la posibilidad de personalizar el software para convertirlo en un canal de comunicación adecuado para la empresa.

Mensajería instantánea empresarial

Ahora que las organizaciones se han hecho eco de la necesidad de disponer de un canal de comunicación como la mensajería instantánea, han decidido desarrollar nuevas herramientas que permitan revolucionar el software con una trazabilidad corporativa. A continuación, se detallan algunas formas en las que esta tecnología, conocida también como mensajería instantánea empresarial (MIE), está revolucionando la comunicación en las empresas:

  • Simplifica las políticas de retención de datos. Algunas empresas (concretamente, aquellas del sector sanitario y financiero) disponen de medidas estrictas acerca de la retención de registros. El nuevo desarrollo de software de MI empresarial simplifica el cumplimiento normativo. Los cambios en el almacenamiento de mensaje y en el acceso a estos han permitido a las empresas en estos sectores específicos afrontar los retos de una plataforma basada en el consumidor como la mensajería instantánea.
  • Uso compartido de archivos y datos de forma segura. La mayor preocupación a la hora de personalizar programas de MI es la seguridad. Las plataformas diseñadas para la empresa requieren un nivel de cifrado que convierte la mensajería instantánea en una tecnología apta para el más secreto de los mensajes. Ahora, los responsables pueden estar tranquilos cuando se comparta información confidencial en un canal de mensajería instantánea.
  • Fomenta la colaboración y la comunicación. No es ningún secreto que los SMS y la mensajería instantánea son los medios más sencillos de comunicación moderna. En un mundo digital, muchas empresas operan hoy con oficinas remotas y satélite. Así, estas formas de comunicación espontánea resultan prácticamente indispensables para el éxito de estas empresas particulares.

A veces, la tecnología puede imponerse a las personas, pero en el caso de la MI, son las personas las que la han impuesto a la empresa. Las empresas se beneficiarán enormemente de la mensajería instantánea empresarial siempre y cuando la información esté protegida y retenida. La adopción de una forma de comunicación agilizada y ampliamente aceptada por los empleados solo puede mejorar los resultados de tu empresa.

Siete servicios de MI para pequeñas empresas

Existen diferentes opciones de mensajería instantánea para propietarios de pequeñas empresas. El mejor programa dependerá de las necesidades concretas de cada negocio. Por ejemplo:

Funciones de chat básicas
Para una comunicación de proyecto rápida, muchos propietarios de pequeñas empresas confían en plataformas sencillas como Skype o Zoom, que son más rápidas que enviar un correo electrónico y te permiten chatear mediante mensajes de texto, voz o video.

Comunicación de equipo y uso compartido de archivos
Si necesitas comunicarte con varios miembros del equipo y compartir archivos importantes de un proyecto, algunas opciones de comunicación son HipChatSlackCampfire. Cada una de ellas te permite configurar salas de chat para garantizar que las conversaciones estén organizadas y solo sean accesibles a aquellas personas con la debida autorización.

Administración de proyectos
Pasamos a otro nivel. Si además de chatear e intercambiar archivos quieres realizar un seguimiento de proyectos y tareas específicos, puedes optar por las funciones de mensajería encontradas en diferentes softwares de administración de proyectos. Por ejemplo, Basecamp y Asana te permiten comunicarte dentro de las tareas. Simplemente, utiliza el símbolo @, añade el nombre de usuario de la persona a la que quieras dirigirte y esta recibirá una notificación por correo electrónico sobre el mensaje del chat. Mantener estos chats en tareas específicas de proyectos (en lugar de correos electrónicos o simples programas de chat) permite a tu equipo conservar todas las comunicaciones y archivos del proyecto en un mismo lugar.