Entenda o que é um plano de contingência de TI e como implementá-lo na sua empresa para conter os riscos.

Uma empresa especializada em peças teve um dia de azar. O sistema que usava para operar todos os processos principais ficou indisponível, assim como a internet que o setor administrativo, de vendas e de marketing usava para atender clientes. Tudo isso ocorreu e a empresa não tem um plano de contingência de TI.

Como resultado do imprevisto, a empresa acabou pagando um dia inteiro de serviço para os colaboradores que ficaram parados sem conseguir realizar suas funções. A linha de produção também parou, prejudicando a produtividade. Para complementar o caos, os vendedores tiveram dificuldades para entrar em contato com os clientes e avisar a respeito de atrasos.

Alguns clientes podem até ser compreensíveis e aceitar que a entrega ocorra em outro dia. A maioria, provavelmente, sentirá irritação e poderá migrar para a concorrência. Os danos para a imagem da empresa, sua relação com os clientes e financeiros podem ser imensos por causa de um dia sem o sistema.

Um plano de contingência de TI pode evitar essa tragédia e garantir que seu negócio sofra o menor impacto possível nesses incidentes. Siga a leitura e entenda como funciona esse plano e como elaborá-lo.

O que é plano de contingência de TI?

É um documento que ajuda seu negócio a minimizar os danos nas situações inesperadas, como no exemplo da empresa do início do artigo. Muitos gestores sabem que precisam de segurança para TI, mas não chegam a fazer o plano.

Dessa forma, quando a turbulência chega, a empresa inteira fica perdida. Sem saber o que fazer nessa situação, a única solução é sentar e esperar que o problema seja resolvido pelos responsáveis técnicos.

Um bom plano é elaborado com base na análise dos riscos aos quais a empresa está exposta. Um lugar com a linha de produção quase inteiramente automatizada e que usa um software para gerir os processos está vulnerável a quedas no sistema, por exemplo.

Também é necessário levar em consideração os recursos disponíveis para lidar com essas situações de emergência.

Quais são os riscos mais comuns para a empresa?

Alguns gestores até consideram a criação de um plano de contingência de TI, mas desistem ao identificar o esforço necessário para a empreitada. Esse é um grande erro, porque toda empresa deve fazer gestão de riscos afinal, está exposta a eles.

Pegue como exemplo a falta de energia. A não ser que sua empresa tenha o próprio gerador (que também pode falhar), essa fatalidade pode ocorrer à qualquer negócio. Dependendo do bairro e das instalações, as quedas são até frequentes.

Também é possível sofrer com vírus, malwares e outras infecções ao navegar na internet. Os ransomwares, por exemplo, são um tipo de infecção que “sequestra” dados e cobra um resgate.

Até hackers podem invadir o sistema e roubar informações cruciais da empresa e seus clientes. Além de perder dados, a empresa também perde a confiança de compradores que tiveram suas informações sigilosas roubadas.

Softwares e hardwares têm problemas com frequência, acidentes acontecem e um setor inteiro pode ficar parado por causa disso. De acordo com um estudo, empresas perdem uma média de $16 milhões anualmente por causa de problemas relacionados a TI.

Como criar um plano de contingência de TI?

Percebeu a importância desse plano? Alguns só percebem quando o inevitável acontece e a organização sofre com perda de dados, dinheiro ou os dois. Para evitar que o mesmo ocorra na sua empresa, confira alguns passos básicos para a elaboração de um bom plano.

Escolha da equipe responsável

Apesar do setor de TI ser a figura central num plano de contingência de TI, toda empresa precisa estar alinhada. Algumas práticas determinadas no plano, como backup semanal das informações em softwares na nuvem, provavelmente, exigem a cooperação de outros setores.

Além disso, é essencial ter papéis e responsabilidades definidos antes de começar a elaborar o plano em si. Cada funcionário precisa saber o que fazer na hora do problema.

Diagnóstico da infraestrutura

O primeiro passo é avaliar a estrutura dependente de tecnologia na empresa. Assim, você terá a base necessária para compreender os riscos aos quais o negócio está exposto.

Análise dos riscos

Chegou a hora de entender os riscos. Entre eles, é importante incluir todas as possibilidades, como vírus, malwares, ciberataques, falhas técnicas e até erros humanos. Depois de listados, eles devem ser ranqueados em ordem de probabilidade.

Definição de prioridades

Caso um dos riscos se confirme, qual é a prioridade da empresa? Manter seus dados seguros? Preservar os equipamentos eletrônicos? Evitar a parada da linha de produção? Essa etapa varia muito de acordo com a organização e segmento, por isso, deve ser muito bem analisada e definida.

Planejamento de ações

Nessa seção do plano de contingência de TI, é necessário definir e listar as ações que podem ser tomadas. Inclua softwares usados para recuperar os dados do sistema, ferramentas e até tempo de ação para minimizar os impactos.

Documentação e divulgação do plano

Com todas as informações em mãos, faça o detalhamento da contingência de TI. Não basta somente elaborar o texto, ainda é necessário divulgá-lo para que toda equipe tenha conhecimento das ações necessárias nos casos de emergência.

Teste do plano e monitoramento

A única forma de ter certeza que o plano de contingência de TI elaborado é realmente bom é através de testes. Mas sua empresa não pode se dar ao luxo de esperar que um incidente ocorra. Por isso, é essencial fazer simulações e testes que ajudem a encontrar as falhas.

Um plano de contingência eficiente é reavaliado e otimizado com frequência para garantir que a empresa possui as melhores práticas. Depois de elaborado, você tem uma certeza maior de segurança e de que todos estão prontos para evitar maiores danos às atividades organizacionais.

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