A gestão de ativos de TI é uma demanda fundamental para gerar economia e melhorar a eficiência da empresa. Descubra como fazê-la da melhor forma!

Sua empresa consegue reunir informações confiáveis a respeito dos equipamentos e ferramentas de TI utilizados no dia a dia de trabalho? Para muitas pequenas e médias empresas, a resposta é não. Outras até possuem algum método, mas as informações estão desorganizadas e é difícil usá-las para embasar decisões. A gestão de ativos de TI existe para atacar esse problema e melhorar a eficiência empresarial como um todo.

Procedimentos de gestão mostram o volume real dos ativos de TI, em que estágio do seu ciclo de vida cada equipamento está, se há necessidade de manutenção ou de novas compras. Conheça algumas das melhores práticas para começar a implantar esse processo de gestão com eficiência na sua empresa!

Melhores práticas para a gestão de ativos de TI

É comum que PMEs ainda realizem a gestão de ativos de TI com métodos manuais. Com isso, na melhor das hipóteses, a gestão é feita por meio de planilhas, que são atualizadas e consultadas sempre que necessário. Em outros casos, com anotações em cadernos e agendas. Essa forma de gestão é muito ineficiente e pode aumentar os custos.

Utilizando um sistema para catalogar e controlar os ativos de TI, é possível evitar desperdício de tempo e custos desnecessários. As informações gravadas no modelo manual são menos confiáveis, fragmentadas e não podem ser integradas com as informações de outros setores. Com isso, até o melhor gestor será incapaz de tomar decisões estratégicas e precisas embasado nelas.

Esse é um problema que pode ser resolvido facilmente com uma gestão de ativos de TI eficaz. Para isso, é importante reunir informações sobre:

  • Equipamentos que a empresa tem;
  • Quem utiliza cada um;
  • Dados de configuração da rede;
  • Informações financeiras;
  • Permissões dos usuários;
  • Datas de manutenção;
  • Problemas técnicos comuns.

As informações na lista acima são somente um resumo daquilo que a empresa precisa coletar para começar a realizar a gestão.

Mapeamento do inventário

Quai são os itens de TI que sua empresa utiliza? O inventário busca responder essa questão detalhadamente. Para construir um bom inventário, portanto, é importante mapear tanto os itens de software como os de hardware.

Outra informação importante que deve constar são os insumos consumidos pelos ativos. Isso inclui energia elétrica, segurança, mão de obra para manutenção, entre outros.

O mapeamento de inventário deve ser uma atividade contínua. Empresas passam por mudanças constantes a fim de se adaptar às realidades do mercado e novas demandas. Por isso, não deixe de realizar essa tarefa essencial da gestão de ativos de TI por muito tempo.

Ciclo de vida dos bens

Assim como todos equipamentos usados para as atividades empresariais, os ativos de TI possuem um ciclo de vida. Para realizar uma gestão eficiente, é preciso conhecê-lo e acompanhar os estágios do ciclo para cada item na organização.

Um notebook corporativo, por exemplo, passa por diversas manutenções e atualizações durante seu ciclo de vida. Em cada uma delas, ele progride um estágio, tornando-se mais obsoleto. A gestão de ativos de TI precisa saber quando, como e onde esse equipamento mudou de estágio no seu ciclo de vida.

A troca de uma peça, por exemplo, pode ser um indicativo de mudança de estágio. É preciso registrar essa ocorrência no sistema de gestão para contratar manutenções ou prever a compra de novos equipamentos.

Automação do sistema

A automação ajuda diversos setores empresariais a melhorar sua eficiência. Então por que não utilizá-la na gestão de ativos de TI?

A gestão de ativos envolve diversos profissionais, equipamentos, softwares e mudanças constantes que impactam o usuário final. É possível realizar essa gestão manualmente, mas os resultados provavelmente apresentarão falhas, pois o olho humano é incapaz de acompanhar o fluxo de todas as informações em tempo real.

A automação permite que os alertas cheguem rapidamente e mostrem o que está errado com os ativos catalogados, antecipando problemas. Ela também exibe alertas para mudanças realizadas na estrutura de TI, a fim de que as informações não fiquem desatualizadas.

Capacitação de profissionais

Mesmo sistemas completamente automatizados precisam de profissionais para operá-los. Isso não é diferente na gestão de ativos de TI.

Quer que sua gestão seja feita de forma eficiente e com o menor número de erros possível? Invista na capacitação dos profissionais que devem conduzi-la. É importante que eles conheçam profundamente os sistemas utilizados, como funcionam, possíveis problemas e como solucioná-los.

Munidos de conhecimento, os colaboradores se tornam ferramentas estratégicas. Sabendo como os ativos da empresa funcionam e como se inserem na rotina, eles conseguem ajudar a prever e resolver problemas.

Além disso, a capacitação é uma das formas mais eficientes de engajar e motivar colaboradores. Ou seja, permite que os próprios funcionários se tornem parte ativa da gestão de TI.

Feedback de colaboradores

Na prática, ninguém conhece melhor o funcionamento das estruturas de TI do que os próprios colaboradores. São eles que utilizam os equipamentos em suas atividades diárias, por isso conseguem indicar possíveis problemas e pontos de melhoria.

Para melhorar a gestão de ativos de TI ainda mais, é interessante organizar uma coleta de feedbacks regularmente. Assim, a gestão da empresa se mantém atualizada em relação aos seus ativos e as necessidades internas que devem ser supridas.

A gestão de ativos de TI é um ponto estratégico para o crescimento das PMEs na Transformação Digital. Quando bem realizada, gera economia dos recursos da empresa e melhora a eficiência dos setores.

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