Aprenda sobre o Custo Total de Propriedade e entenda por que esse cálculo é importante para a área de TI e para os recursos da empresa.

Você é daqueles que considera as soluções de TI muito caras para a empresa? Se pensa dessa forma, precisa aprender sobre o custo total de propriedade (TCO). Ele é uma métrica que ajuda negócios de todas as áreas a economizar com TI sem abrir mão dos melhores resultados.

Siga a leitura para entender o que é o TCO e como fazer seu cálculo extremamente útil para o dia a dia do seu negócio.

O que é custo total de propriedade (TCO)?

O TCO é usado para medir a qualidade e retorno dos investimentos e uma das principais beneficiadas é a área de TI. A sua mensuração ajuda gestores a tomarem decisões estratégicas e a economizar os recursos da empresa. Sua popularidade começou na década de 1990, quando passou a ser usada pelo Gartner Group.

Desde então, gestores vêm aproveitando todos os benefícios do TCO para melhorar suas decisões em TI. Essa metodologia é capaz de medir custos a longo prazo, tornando-a uma métrica estratégica. Em vez de ter uma visão superficial sobre o gasto com a compra, é possível usar o TCO para compreender os custos nos seus mínimos detalhes.

Para calcular o custo total de propriedade, é preciso observar custos diretos e indiretos de uma solução de TI. Use um software como exemplo. A maioria das pessoas pensa na compra somente como o preço do produto. Imagine que esse software custa R$200 para adquirir. Parece um preço aceitável considerando as soluções que traria para a empresa.

Mas será que só existe esse valor incluso na sua compra? Além de custar R$200, esse software exige uma plataforma mais robusta para rodar. Portanto, quem precisar dele na empresa talvez necessite trocar de computador, gerando um custo extra. Além disso, é preciso comprar uma licença para permitir que outros usuários usem o mesmo programa em suas máquinas.

Toda compra em TI tem custos embutidos que só aparecem mais tarde. Esses imprevistos prejudicam as finanças da empresa. Em alguns casos, a organização sequer está preparada para gastos adicionais e a solução se torna mais uma dor de cabeça.

Como TCO pode ajudar sua empresa?

Quem trabalha com administração de recursos empresariais sabe que, quanto mais informações tiver para tomar uma decisão, melhor ela será. Por isso, adquirir recursos de TI não deveria ser exceção. O TCO é essencial para a governança de TI e o cálculo do ROI de projetos da área.

Muitas empresas acabam gastando bem mais com soluções em TI do que o previsto. Por isso, é essencial encontrar uma forma de calcular os gastos e realmente saber se a solução escolhida é a melhor.

De muitas formas, a tecnologia pode ajudar a reduzir custos e melhorar a economia na empresa. Ou seja, não existe motivo para gastar em demasia por falta de conhecimento.

Na compra de um software, não basta ver seu preço, como mostramos no tópico acima. Existem diversos fatores que influenciam o custo total de uma solução de TI, como infraestrutura, instalação, manutenção, entre outros.  

O custo total de propriedade fica mais importante de acordo com o uso de tecnologia na empresa. Atualmente, praticamente todos os negócios podem aproveitá-lo já que as ferramentas tecnológicas são parte da vida diária de boa parte da população.

Isso significa que chegou a hora de aprender a fazer o cálculo de TCO e conseguir melhores resultados nos seus investimentos em ti ou na gestão de ativos da área, por exemplo.

Quais fatores considerar no cálculo de TCO?

O custo total de propriedade tem como objetivo conseguir mensurar o custo total de um item de TI. Ou seja, antes de começar o cálculo, é preciso definir esses custos. Eles são divididos nas seguintes categorias:

  • Aquisição: inclui o preço do software ou hardware, além de informações relacionadas. Entre elas encontram-se custo de instalação, atualizações de equipamentos para suportar a nova aquisição, depreciação do produto e tempo gasto para pesquisar o mercado;

  • Implementação: mesmo que seus profissionais de TI internos façam a instalação ainda existe um custo. Ele pode ser em horas do pessoal, no pagamento de uma consultoria externa ou na atualização de softwares e hardwares;

  • Manutenção e suporte: é a etapa com maior variedade de custos por ser mais longa. Ela é a que avalia o projeto de TI a longo prazo.

Em outros casos, também é possível dividir os custos em diretos e indiretos. No primeiro caso, eles são os valores diretamente relacionados à aquisição do produto. O segundo são os valores que não são diretamente relacionados e que também influenciam no seu valor final, como atualizações e manutenção.

Dicas para manter um bom TCO

Algumas vezes parece impossível conseguir o melhor preço com ferramentas e estruturas de TI. Dependendo da empresa, a TI é um dos setores mais custosos e, aparentemente, com menor retorno, mas isso não deve ser visto assim.

Uma das melhores maneiras de controlar seu custo total de propriedade é mantendo uma boa infraestrutura. Ela garante que, na hora de instalar novos programas e equipamentos, seja realizado o mínimo de alterações possíveis.

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